Před odesláním smlouvy do registru smluv je potřeba anonymizovat některé údaje. Poměrně přehledně o tom hovoří Metodický návod k aplikaci zákona o registru smluv, který publikovalo Ministerstvo vnitra.
| Údaj | Anonymizace (Ano/Ne) | Komentář |
|---|---|---|
| Obchodní firma | Ne | Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES…) |
| Jednající / Zastoupená | Ne | Dostupné z veřejných zdrojů (OR – jednatel, prokurista), popř. bez újmy na právu na soukromí |
| Sídlo – právnická osoba | Ne | Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES…) |
| Sídlo – fyzická osoba podnikající | Ano | Anonymizovat, pokud je adresa sídla shodná s místem trvalého či faktického pobytu – nelze zajistit bez přístupu k ROB či ISEO – anonymizovat vždy |
| Bydliště fyzické osoby | Ano | U příjemců veřejných prostředků lze dle zákona o svobodném přístupu k informacím uvést obec bydliště (a rok narození). Co je veřejnými prostředky, je stanoveno v zákoně o finanční kontrole. |
| IČ | Ne | Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES…) |
| DIČ | Ne | Vždy dostupné z veřejných zdrojů (ARES…) popř. odvoditelné od IČO |
| Číslo účtu | Ano | Anonymizovat, byť je informace dostupná z registru účtů (plátce a neplátce DPH) – pro zjednodušení a sjednocení nepublikovat vůbec |
| Osoba oprávněná jednat za dodavatele ve věcech smluvních / technických |
Ano Ne (v případě zaměstnance, který není členem statutárního orgánu, není-li k tomu právní titul) |
U osoby jednající za povinný subjekt lze zveřejnit, protože se jedná o informace vypovídající o veřejné či úřední činnosti a zásah do soukromí je minimální.
U zaměstnance dodavatele, pokud není členem statutárního orgánu, k tomu obvykle neexistuje právní titul (v úvahu přichází pouze souhlas, zákon o svobodném přístupu k informacím a zákon o ochraně osobních údajů tomu brání). |
| Telefon | Ano | Není přípustné publikovat, může vést k poškození práv osoby (stalking, …), např. mobilní čísla jsou zpravidla neveřejná |
| Ano | Není přípustné publikovat, může vést k poškození práv osoby (spamming, …), např. emaily jsou zpravidla neveřejné | |
| Identifikátor datové schránky | Ne | Bez újmy na právu na soukromí, veřejně dostupný údaj. |
| Kontextově vyhledané údaje sub hlavička určené k anonymizaci | Ano | Týká se pouze dat, která byla anonymizovaná v hlavičce. Zavést v hlavičce zkratky, nezbytné údaje soustředit do jedné části smlouvy a tu anonymizovat? |
| Obchodní tajemství | Ano | Vždy omezené, rozsah je a) Určen ad hoc publikujícím subjektem b) Obsažen pouze v části textu nazvaném „Obchodní tajemství“ či jinak podobně c) Kontextově vyhledáno a manuálně anonymizováno |
| Podpis jednajících osob | Ano | Vždy anonymizováno – obdobně podpisové vzory v OR jsou v neveřejné části (nepublikované) |
Takže vidíme, že anonymizovat je potřeba.
V Začerníme.cz nejen anonymizované údaje začerníte, ale i vymažete z textové vrstvy. Výsledkem jsou dokumenty připravené pro vložení do registru smluv.
Data v tabulce jsou převzata z výše uvedeného dokumentu. Zpracoval Petr Šubert